Configurazione della funzione “Tablet Dedicato” (Signature Mode) su PassportScan Cloud

Questo manuale tecnico spiega come configurare e utilizzare la funzione “Tablet Dedicato” (Signature Mode) di PassportScan Cloud. Questo strumento permette agli ospiti di firmare digitalmente documenti PDF, ricevute e fatture direttamente su un tablet o iPad, eliminando la necessità di stampare documenti. La configurazione richiede due dispositivi con l’app PassportScan Cloud installata e collegati alla stessa rete Wi-Fi.

Dispositivi necessari

Per usare questo servizio servono due dispositivi. Il primo è un tablet o iPad, da posizionare al desk della hall e dedicato agli ospiti, utilizzato per far firmare moduli o documenti. Il secondo è un dispositivo di servizio, come uno smartphone, un iPhone o un altro tablet, che il receptionist userà per la scansione dei documenti.

Procedura di configurazione

Dal Workspace di PassportScan Cloud, clicca sull’icona dell’ingranaggio in alto a destra per accedere alla sezione “Setting”. 

- Nel menu laterale a sinistra, seleziona “Devices”. 

- Scegli il dispositivo del receptionist, seleziona la modalità “Full Mode” e salva.

- Torna all’elenco dei dispositivi e seleziona quello che dedicherai all’ospite. 

- Nelle impostazioni del dispositivo, seleziona “Signature Mode” e salva.

- Infine, torna al dispositivo di servizio e vai su “Linked Device”. 

- Qui seleziona il tablet configurato come “Signature Mode” e clicca su Salva. 

Per rendere effettiva la configurazione, è necessario effettuare un logout e un login su entrambi i dispositivi.

Importanza degli IP statici

In “Signature Mode”, i dispositivi comunicano tramite la rete locale usando indirizzi IP. PassportScan utilizza l’IP registrato al momento del login. Se il router assegna un nuovo IP (tramite DHCP) e il dispositivo non si ricollega, il sistema continuerà a cercare l’indirizzo vecchio, causando errori di connessione.

Per evitare questo, il tecnico IT deve configurare IP statici per ogni dispositivo direttamente dal router. Questa configurazione garantisce che la sincronizzazione tra i dispositivi rimanga sempre stabile e continua.

Dimostrazione d’uso

Il receptionist prende il dispositivo di servizio, inserisce il numero della stanza, scansiona il documento e seleziona il modulo privacy. A questo punto, l’ospite visualizza e firma il modulo sul tablet dedicato. In pochi secondi, il documento viene archiviato automaticamente, senza bisogno di stampare.