Manual de Configuración del Nuevo Módulo SES Hospedajes en PassportScan

Manual de Configuración del Nuevo Módulo SES Hospedajes en PassportScan


Introducción


A partir del 2 de Diciembre de 2024, entra en vigor la integración con el módulo SES Hospedajes según lo establecido en el Real Decreto 933/2021. Este reglamento obliga a todos los negocios de hostelería en España, como hoteles, campings y albergues, a remitir información adicional al Ministerio del Interior. A continuación, se detalla cómo configurar correctamente el módulo en PassportScan para cumplir con estos requerimientos.


Requisitos del Nuevo Proceso de Registro de Viajeros


Requisitos y Procedimientos para el Registro en SES Hospedajes (a partir del 2 de diciembre de 2024)


Para cumplir con las obligaciones establecidas en el Real Decreto 933/2021, los establecimientos de hospedaje deberán registrarse en el sistema SES Hospedajes del Ministerio del Interior. A continuación, se detalla el proceso de registro y los requisitos necesarios.


Requisitos Técnicos y Administrativos


Documentos y datos necesarios:


• NIF/CIF del arrendador o empresa operadora.

• Certificado digital válido, como el emitido por la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre (FNMT) o entidad certificadora equivalente.


Datos generados en el registro:


1. Usuario y Password del Web Service: credenciales comunes a todos los establecimientos del mismo arrendador.

2. Código de Arrendador: identifica al operador o empresa registrada.

3. Códigos de Establecimiento: específicos para cada ubicación registrada bajo el arrendador.


Consideraciones Importantes


• El Usuario, Password y Código de Arrendador serán los mismos para todos los establecimientos de un arrendador.

• El Código de Establecimiento será único para cada hotel, albergue, camping u otra estructura.

• Es indispensable realizar este registro antes de la entrada en vigor de la normativa el 2 de diciembre de 2024 para poder utilizar el sistema.


Para más información o asistencia, consulta la página oficial del Ministerio del Interior o contacta con el soporte técnico correspondiente.


Pasos para el Registro en SES Hospedajes


1. Acceso al portal oficial


• Dirígete al portal oficial del Ministerio del Interior dedicado al sistema SES Hospedajes.

• Para realizar el registro, será necesario contar con un certificado digital válido.




2. Registro de la entidad


• Ingresa al apartado de “Acceso al registro de establecimientos y entidades” utilizando el certificado digital del arrendador o representante legal.

• Completa el formulario de registro con los siguientes datos:

• Razón social y NIF/CIF del arrendador.

• Datos de contacto del responsable del establecimiento.

• Una vez finalizado el registro, el sistema generará automáticamente:

• Usuario y Password del Web Service.

• Código de Arrendador, asociado al NIF utilizado en el registro.


Tras el primer acceso, se procede a registrar la entidad.




Luego se compila la información que el certificado no proporciona, y se adjuntan datos de contacto.
En el proceso, es importante habilitar el envío a través de web services, de lo contrario no se generarán las credenciales necesarias para su configuración en PassportScan, y será únicamente posible realizar el envío manual.


Una vez creada la entidad y registrado al menos un establecimiento, es posible gestionar las credenciales para los servicios web  bajo "Communication Service"




3. Registro de establecimientos


• Registra cada uno de los establecimientos operados por el arrendador en el sistema en la opción "Registro de establecimientos"

• Por cada estructura (hotel, camping, albergue, etc.), se generará un Código de Establecimiento, único para cada ubicación.




Configuración del Módulo SES Hospedajes en PassportScan


PassportScan ya cuenta con un módulo operativo para la integración con SES Hospedajes accesible desde la plataforma Workspace.passportscan.net. Para habilitarlo y configurarlo correctamente, el hotel debe proporcionar la siguiente información:

• Código de Establecimiento

• Código del Arrendador

• WebService Username (usuario del servicio web)

• WebService Password (contraseña del servicio web)


Procedimiento para Activar y Usar el Módulo


1. Acceso al Workspace de PassportScan

• Ingrese a su cuenta en Workspace.passportscan.net.


2. Ingreso de Datos de Configuración

• Acceda a la sección de configuración del módulo SES Hospedajes en Branches > Branch > Export > Police WS

• Complete los campos requeridos con la información proporcionada por el Ministerio del Interior:


Código de Establecimiento.

Código del Arrendador.

        Usuario y contraseña del WebService.




Sucesivamente el módulo estará listo para realizar el primer envío accediendo desde "Export > Police File"



Finalmente, se selecciona la fecha del día a completar y se pulsa "Generate & Send Online"




El sistema validará si hay campos vacíos antes de realizar el envío, guiando al operador a compilar dichos campos antes de poder generar el envío.

Información Adicionales

1. ¿Qué información debe enviar un negocio de hostelería?

• Registro de Hospedaje (RH): creación, modificación o cancelación de reservas. (PassportScan no gestiona este envío)

• Parte de Viajeros (PV): información de registro al realizar el check-in de los huéspedes. (Gestionado por PassportScan)


2. ¿Cuándo se debe enviar esta información?

• Dentro de las 24 horas posteriores a la creación, modificación o cancelación de la reserva, o al registro del check-in.


3. ¿Cómo se puede enviar esta información?

• Manualmente: ingresando los datos en el sitio web oficial sea a través del template descargable desde https://sede.mir.gob.es/, o a través del formulario introduciendo los datos individualmente por cada huésped.

• Automáticamente: a través de WebService, donde el software puede transmitir la información en tiempo real. 

4.  Tipos de Comunicación Implementados


• Registro de huésped el día de llegada:

• Tipo de Operación: A

• Tipo de Comunicación: PV

• Anulación de registro de huésped el día de llegada:

• Tipo de Operación: B

• Tipo de Comunicación: PV


Recursos Adicionales


Para obtener más detalles sobre la normativa o el proceso de integración, consulte el portal oficial de SES Hospedajes: https://hospedajes.ses.mir.es/hospedajes-sede/.


Ante cualquier duda sobre la configuración en PassportScan, puede contactar con nuestro equipo de soporte técnico escribiendo a support@passportscan.net


¡Gracias por confiar en PassportScan!