Booking Groups (Rooming List) - Tutorial Español

Booking Groups (Rooming List) - Tutorial Español

*Debido a cambios en la lógica de nuestro sistema, ya no es posible cargar una lista de grupo con días de antelación. En su lugar, la fecha importación del fichero debe coincidir con la fecha de llegada del grupo. Con el fin de preparar los grupos con antelación, recomendamos trabajar directamente sobre el template disponible en workspace e importar el fichero el dia de llegada o con el check-in del líder del grupo.


Proceso de importación de grupos/rooming list:


1 - Para empezar con el proceso, partimos con la importación de la reserva, o en su defecto escaneamos el documento del huésped que será líder de la reserva.

2 - Dado que el botón "Booking groups" ya no existe en el menú de la izquierda, existen dos maneras de gestionar la importación del fichero:

A través del botón "Import Customers" localizado en el menú desplegable de cada una de las reservas.



O en su defecto desde el interior de la misma:



Desde Imported:



Es posible:

- Eliminar un grupo importado a través del botón "Delete Imported Customers"
- Modificar o eliminar de manera individual cada uno de los perfiles del grupo.

Tal y como mencionábamos al inicio del artículo y como nueva funcionalidad:  los perfiles importados a través de esta funcionalidad se crean en la base de datos de PassportScan, por lo que será posible reutilizar esos perfiles a través de "Customers" para generar nuevas llegadas a través de dicho perfil. 

Import Customers:



Ofrecemos el archivo en formato Excel de microsoft. Aunque si tenéis cualquier tipo de problema con el formato, es posible gestionarlo desde Google Sheet.

Para la importación del fichero, bastará copiar el contenido del fichero excluyendo la cabecera:





Una vez asociado el grupo en el interior de la reserva, se han de cumplir algunos requisitos para que el grupo se incluya en el fichero policial:

- Debe existir un líder en dicha reserva
- El lider de dicha reserva debe haber realizado un check-in efectivo:



Sin embargo,  no existe un líder en dicha reserva, el grupo no se verá reflejado en el archivo policial. 




Filtrando desde "Arrivals":

Dado que los importados se crean en el sistema, hemos definido nuevos filtros desde la sección "Arrivals" para que podáis mostrar/ocultar los perfiles importados.




Detalles:

Con el objetivo de garantizar y mejorar el servicio de importación de grupos (rooming list), hemos realizado modificaciones en la forma en que PassportScan los gestionaba.

La sección "Booking Groups" ha sido eliminada, y ahora PassportScan Cloud gestiona directamente los grupos vinculados a una reserva.

Para iniciar la importación, el primer paso consistirá en escanear al líder del grupo. Sin embargo, esto no impide la preparación anticipada del archivo Excel con los datos del grupo.

Ponemos a su disposición un archivo Excel con automatismos aplicados que compilará automáticamente los códigos de las ciudades.

Hasta hoy, esta funcionalidad era exclusiva para Italia. No obstante, hemos eliminado algunas limitaciones para facilitar el trabajo de nuestros clientes y poder ofrecer este servicio en cualquier país.

Por esta razón, hemos modificado el archivo, incorporando los campos opcionales restantes que se pueden preparar con antelación. Ahora, al importar un archivo incompleto, PassportScan procederá igualmente con la importación de los datos.

A diferencia de cómo ocurría hasta ahora, cada uno de estos perfiles se creará en la reserva como perfil vinculado y en la base de datos de PassportScan. Esto permitirá la creación de llegadas con estos mismos datos en el futuro. Además, ofrecerá al operador la posibilidad de corregir errores o campos vacíos desde el perfil, o realizar el control de policía para los países que ya disfruten de esta función.


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