Booking Groups (Rooming List) - Tutorial Italiano

Booking Groups (Rooming List) - Tutorial Italiano

Processo di importazione di gruppi/rooming list:

*A causa di cambiamenti nella logica del nostro sistema, non è più possibile caricare una Rooming List con giorni di anticipo. La data di importazione del file deve coincidere con la data di arrivo del gruppo. Per preparare i gruppi in anticipo, consigliamo di lavorare direttamente sul modello disponibile nella workspace e di importare il file il giorno dell'arrivo o durante il check-in del capogruppo.

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1 - Per iniziare con il processo, partiamo con l'importazione della prenotazione, oppure con la scansione del documento dell'ospite che sarà il leader della prenotazione.

2 - Poiché il pulsante "Booking groups" non esiste più nel menu a sinistra, ci sono due modi per importare il file:

Attraverso il pulsante "Import Customers" situato nel menu a discesa di ciascuna delle prenotazioni.



Oppure dall'interno della prenotazione stessa:



Cliccare "Import Customers":



Nella stessa finestra sarà possibile :

- Eliminare un gruppo importato tramite il pulsante "Delete Imported Customers"

- Modificare o rimuovere individualmente ciascuno dei profili del gruppo.

      N.B: I profili importati sono salvati nel database di PassportScan, quindi sarà possibile accedere agli stessi attraverso il bottone "Customers" nel menù principale per generare nuovi arrivi.

Import Customers




Nella stessa pagina è disponibile un modello Excel di microsoft da scaricare, oppure è possibile gestirlo online con Google Sheet.

Per l'importazione sarà sufficiente copiare i profili escludendo l'intestazione:





Una volta che il gruppo è associato all'interno della prenotazione potrà essere incluso nel file da exportare alla polizia, sempre che:

- Ci sia un leader della riserva

- Il leader deve essere in Check-in



      N.B: È possibile creare un gruppo in anticipo in prenotazione anche senza leader però deve essere fatto sempre nello stesso giorno. Il gruppo non entrerà nel file della polizia.




Filtro "Arrivals"


Poiché i profili importati sono salvati nel database, è possibile filtrare la sezione "Arrivals" in modo da  mostrare/nascondere i profili importati da quelli già presenti.




In dettaglio


Con l'obiettivo di garantire e migliorare il servizio di importazione dei gruppi (rooming list), abbiamo apportato modifiche al modo in cui PassportScan li gestiva.

La sezione "Booking Groups" è stata rimossa, e ora PassportScan Cloud gestisce direttamente i gruppi collegati a una prenotazione.

Per iniziare l'importazione, il primo passo sarà quello di scansionare il leader del gruppo. Tuttavia, questo non impedisce la preparazione anticipata del file Excel con i dati del gruppo.

Mettiamo a vostra disposizione un file Excel con automatismi applicati che compilerà automaticamente i codici delle città.

Fino ad oggi, questa funzionalità era esclusiva per l'Italia. Tuttavia, abbiamo rimosso alcune limitazioni per facilitare il lavoro dei nostri clienti e poter offrire questo servizio in qualsiasi paese.

Per questo motivo, abbiamo modificato il file, incorporando i campi opzionali rimanenti che possono essere preparati in anticipo. Ora, quando si importa un file incompleto, PassportScan procederà ugualmente all'importazione dei dati.

A differenza di come è successo finora, ognuno di questi profili sarà creato nella prenotazione come profilo collegato e nel database di PassportScan. Questo permetterà la creazione di arrivi con questi stessi dati in futuro. Inoltre, offrirà all'operatore la possibilità di correggere errori o campi vuoti dal profilo, o di eseguire il controllo della polizia per i paesi che già godono di questa funzione.


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